こんにちは、ハイラブル法人営業の佐藤です。

前回私が執筆した記事(リンク)では、私会議中の発言量が多くなってしまうので、それを減らすために試行錯誤した工夫について紹介しました。

しかし逆に、会議では発言量が少ない人もいますよね。 あなたも心の中で「なぜこの人は発言しないんだろう？」と疑問を持ったことがあると思います。 今回はそんな疑問に答えるために、実際に発言が少ない人に、会議中にどんなことを考えているのかをインタビューしました。 インタビューしたのは、ハイラブルが毎週行う会議の直近3ヵ月で、最も発話量が少なかった社内メンバーです。

「えっ！そんな状態だったんですか？」と思わず声が出てしまうほどの答えが聞けましたので、是非最後まで読んで発言量が少ない人の頭の中を覗いていただき、 明日からの会議に役立てみてください。

インタビューで分かる発言が少ない人の会議中の心理

ーまずは自己紹介をお願いします。

中村

中村未稀です。マーケティングを担当しています。主にSNSやメールマガジン、ヘルプセンターを運用しています。SNSのフォローお待ちしています！( X / Facebook / YouTube)

―ありがとうございます、では最初の質問です。

Q 会議に苦手な印象はありますか？

中村

あまり喋るのが得意ではないです。とくに時間に限りがあるから、遠慮してしまうことがありますね。性格的にグイグイいくタイプではないです。

―ベースはそこまで話すタイプではないという感じですね。

Ｑ. 発言が少なくなる原因は何だと思いますか？

中村

私たちが毎週行う会議では1週間の出来事をまとめて報告していくのですが、ネタがないと自然に話が短くなってしまいます。「これは前回の報告と似てる内容だし重要じゃないからいいかなー」と思って省いてしまうこともあります。

―事前にネタがたくさんあればそれだけ話せることも多いということでしょうか。

中村

そうなりますね。あとは時間を気にしてしまいます。

―時間ですか？

中村

これは質問するときの話なのですが、私たちの会議は発表時間と質疑応答時間が決められてるじゃないですか(*) だから、誰かの発表に対して質問する時に、残り時間が少ないと「今じゃなくていいかな、後からでも聞けるし」という感じで聞かないことが多いです。

(*)ハイラブルでは、毎週の進捗会議は「報告3分+質疑5分」という制限時間を決めて運用している。

―なるほど、時間が迫っているのであえて割り込んで聞くこともないということですね。これは私も共感できます。 私の営業経験だと、質問した後に話を膨らませられない人をよく見るのですが、そういったことはありますか？

中村

聞きたいことだけ聞ければそれ以外はいいかなって思いますね。あと専門分野が違う人、例えばシステムのことを話し合っている時に、発話量を上げるためだけに「今回のここがよかったですね」という感想は言わなくていいかなってなります。時間がもったいないといいますか。

―そう思う頻度は多いですか？

中村

わりと多い気がします。

―ありがとうございます。時間というワードがでてきましたね。時間を意識すること自体は良いことですよね。

Q. 発言量が少ないことに危機感などありますか？

中村

あります。私達は常にWeb会議の見える化サービスHylableを使って会議をしているので、今の自分の発話量をいつでも確認できます。なので少ないと「あ、やばい。もう少し話さないと」って自然に思います。

―わかります！私はその逆で、話が長くなり過ぎたと途中で感じると調節することがあります。

Q. 発言を増やす為にはどのような環境が必要だと思いますか？

中村

質問をしてもらうってことですかね・・・でも他人任せになってしまうので、難しいのですが。

―自分から質問はしづらかったりしますか？

中村

それはないです。何でも質問していいと言われているので。

―時間が増えれば話せますか？

中村

んー、そのために時間を増やしてしまうっていうのはどうですかね・・・

―確かにそうですね

中村

ただ、３〜４人の会議なら結構話せます。なんででしょう？それぐらいの人数だと普段聞かないようなことも聞いてみようって思えますね。やっぱり時間ですかね・・・

―人が多い圧迫感なのか、無意識遠慮しているのか。様々な原因が混ざっている気がします。

Q. 現時点で解決策はありますか？

中村

やっぱり宣言(*)してしまうことですかね。宣言してしまったらやらなくてはいけなくなるので、それが一番いいですかね。

(*)ハイラブルでは、毎週の進捗会議前に会議中の行動目標を宣言しています。

―宣言というのは「発話量を増やす」ということでしょうか？

中村

そうですね。平均発話量に近づけるとかそういうことです。

―一つの手段としてはいいかもしれないですね！あとは、質問をしたくなるような一週間にするとかですかね？

中村

話題を作るってことですか？確かに良いトピックとかあると自然に話も弾みますし、いいですね！

Q. ハイラブルで会議を見える化すると何が可能になると思いますか？

中村

危機感をもつことができると思います。何もなければ「発言しなきゃ」という発想にはならないと思いますが、発話量がリアルタイムで見えているのでやはり少し焦ります。

―ありがとうございます。

今回のインタビューの発話のバランスは？

今回のインタビューの2人の発話量はおおよそ同じでした。インタビュアーとしてはもう少し発話量を押さえて中村さんに話して頂く工夫が必要だと感じました。

こういったインタビューのやり方の振り返りも、話し合いが見える化されているからこそ気づけることです。

まとめ

今回は会議中に発言が少ない人の心理について、インタビューをしました。 その結果、次の３つ特徴が見えてきました。

• 時間制限に対する意識が強く、発言を遠慮することが多い
• 事前に準備した話題の量に発言量が左右される
• 合計３～4人の少人数の会議だと発言量が増える傾向がある

中村さんの場合は特に時間制限に対する意識が強いようです。さらに、専門性が高い分野の話し合い中に、ただ発話量を上げるだけのコメントはせず、聞くことに徹しようと考えていることがわかりました。

また逆に、少人数だと普段より話せるというのも、そういった場に同席しない私からは驚きでした。

このように、会議で発言が少ない人を見かけても、安易に「参加したくないのかな」などと思い込まず、その背景を知ることが大切です。その背景が分かることで、本人に会った会議の運営もできるでしょう。この記事を読んだあなたも、会議の発言が少ない人にその理由をインタビューするところから始めてみてはいかがでしょうか。